Projektorganisering ved IT-projekter – gør det rigtigt fra starten

IT-projektets ambition har betydning for antallet af delleverancer og behovet for involvering

I princippet er der tre typer af IT-projekter:

1. IT-drevet med fokus på udskiftning af gammel teknologi
2. Procesdrevet med fokus på udnyttelse af ny funktionalitet til optimering af forretningsprocesser
3. Økonomisk drevet med fokus på at skabe synlige og målbare effektiviseringsgevinster i udvalgte processer

De tre typer af projekter varierer naturligvis i omfang, og derved også i antallet af delleverancer, for at levere et resultat svarende til ambitionen for projektet. I nedenstående har vi skitseret hvilke trin, ethvert projekt normalt vil gennemløbe, såfremt det har fokus på at levere synlige effektiviseringsgevinster.

Fokus på tydeligt ansvar i delleverancer

Alt for mange IT-projekter bliver organiseret med udgangspunkt i en styregruppe og underliggende arbejdsgrupper. Dette er der principielt intet galt i, men ofte mangler der en detaljeret beskrivelse af, hvad det er, de respektive arbejdsgrupper har ansvar for undervejs i projektet. Vores anbefaling til organisering er baseret på tanken om, at ethvert IT-projekt består af en række delleverancer, og disse skal have tilknyttet en ansvarlig person, men også en tilhørende arbejdsgruppe.

Som det fremgår af ovenstående tabel, er omfanget af projektet betydende for kompleksiteten i projektorganiseringen. Dels ud fra hvor stort et område af virksomhedens processer der berøres, men naturligvis også i forhold til om projektet har til formål at levere synlige effektiviseringsgevinster.

Projektorganisation

Projekter organiseres ud fra kompleksitet, graden af organisatorisk forandring og påvirkning af organisationen samt beslutningskompetence i projektet.

Styregruppe:

Styregruppen er projektets øverste beslutningsmyndighed og varetager de overordnede beslutninger og retningslinjer for projektet. Styregruppen bør etableres, allerede når drøftelser om nyt IT-system igangsættes. Styregruppen består af personer med beslutningskompetence og ansvar for projektets gennemførelse, og er ofte både ansvarlige ledere fra de berørte afdelinger samt øvrige personer fra organisationen med relevant beslutningskompetence og interesse i projektet. Det vil være normalt at have en eller to ledelsesrepræsentanter med fra IT-leverandøren. Styregruppens arbejde ledes af en formand, som typisk også er ejeren af projektet. Opgaver i styregruppen:

• Præcisering af vision og målsætninger for projektet
• Evaluering af projektets fremdrift, implementeringsforløb samt opnåelse af de opstillede mål
• Beslutninger om projektets økonomi
• Ændringer af projektets omfang og målsætninger
• Væsentlige ændringer af tidsplan, bemanding og ressourceindsats
• Håndtering af risikoelementer i projektet
• Godkendelse af delleverancer/milepæle samt det færdige projekt og realisering af målsætningerne
• Sikre at projektet er overdraget til “kunden”

Styregruppen mødes periodevis typisk i forbindelse med afslutning af faser, godkendelse af større delleverancer samt når akutte opgaver eller udfordringer i projektet kræver dette. Styregruppen orienteres om projektet via projektlederen, der også deltager i styregruppen.

Projektejer:

Projektejeren er den øverste beslutningsmyndighed i projektet og står som ansvarlig for projektets succes. Projektejeren er ansvarlig for styregruppen, dens virke og sammensætning. Desuden har vedkommende ansvar for at sikre afholdelse af styregruppemøder efter behov. Vedkommende er ofte valgt ud fra et naturligt ejerskab af projektet, f.eks. der hvor projektets succes har væsentlig indvirkning på projektejerens egne ansvarsområder. Endvidere er vedkommende ofte højt placeret i organisationen med beslutningskompetence. Udover førnævnte opgaver i styregruppen har projektejeren også følgende opgaver:

• Indkaldelse til styregruppemøde både periodevis og såfremt udfordringer opstår
• Rapportering om projektets fremdrift, succes og risikoelementer op i organisationen til f.eks. direktion, adm. direktør eller bestyrelse
• Sikre håndtering og evt. godkendelse af afvigelser til projektet fra højere beslutningskompetence, f.eks. i form af ændringer til projektets omfang, økonomi, tidsplan og ressourcer
• Varetagelse af projektets interesser i forhold til øvrige projekter, beslutninger og handlinger
• Udstedelse af retningslinjer og målsætninger for projektet, der præciseres igennem styregruppens arbejde, hvorefter projektlederen har til opgave at sikre udførelse af dette igennem projektforløbet
• Løbende vurdering om projektlederen lever op til rollen og om nødvendigt udskifte denne

Udover periodevise styregruppemøder kan projektejeren have behov for en løbende statusrapportering fra projektlederen.  Projektejeren bør organisere løbende statusmøder, hvor der foruden afrapportering også sker en coaching og/eller faglig sparring.

Referencegruppe/kvalitetssikring:

Referencegruppen er at sidestille med en gruppe af uafhængige personer som f.eks. revisionen til bestyrelsen. Formålet med denne gruppe er at sikre projektuafhængig rådgivning til emner som kvalitetssikring, udfordring af løsningens kvalitet og forventede resultater, økonomisk revision af projektet m.m. Referencegruppen består derfor ofte af én elle flere fagspecialister, der indkaldes på ad hoc basis. Gruppen etableres dog kun ved behov og som oftest ved meget store og komplekse projekter.

Projektleder:

Projektlederen har det daglige ansvar for projektets gennemførelse. Vedkommende er valgt ud fra sine kompetencer som projektleder og har ikke nødvendigvis beslutningskompetence i organisationen. Projektlederen er også bindeleddet mellem styregruppen og den øvrige projektorganisering og skal under styregruppemøder rapportere om projektets fremdrift. Projektlederen har bl.a. følgende opgaver:

• Sikre udførelse af beslutninger, målsætninger og retningslinjer fra styregruppen
• Rapportering til styregruppen om projektets fremdrift, økonomi, afvigelser til projektets omfang, ressourceindsats og risikoelementer
• Udarbejde projekt- og detailplaner, styring og opfølgning på disse, herunder kortlægning af projektets kritiske vej
• Udarbejde ressourceplaner og tilsvarende styring og opfølgning på disse
• Udarbejde risiko- og interessentanalyser
• Organisere arbejdsgrupperne og sikre fremdrift heri, bl.a. igennem statusmøder med de respektive ansvarlige i arbejdsgrupperne
• Håndtere og styre eksterne leverandører og interessenter, herunder opfølgning og overholdelse af indgåede kontrakter
• Varetage administration og følge op på projektets økonomi.

Test og kvalitetssikring:

Denne gruppe – typisk 1-2 personer – vil have ansvaret for udarbejdelse af teststrategier i samarbejde med arbejdsgrupperne. Opgaverne er:

• Udarbejdelse af teststrategi og retningslinjer for afvikling af test
• Overvåge afvikling af test og sikre afrapportering af testresultat

IT-sikkerhed:

Nogle projekter vil kræve et højt fokus på IT-sikkerhed, hvorfor en separat gruppe kan være nødvendig. Ofte vil denne gruppe arbejde med problemstillinger vedrørende brugernes og eksternes adgang til funktionalitet og data. Andre områder gruppen også bør arbejde med er sikkerhed ved ændringer og opgradering, således at der kan laves en “roll-back” af systemet til før ændringen blev gennemført. Opgaverne er:

• Udarbejdelse og validering af eksisterende IT-sikkerhedspolitik i forhold til løsningens omfang
• Sikre at retningslinjer bliver overholdt gennem implementering af disse politikker

Kommunikation:

Afhængig af projektets kompleksitet og størrelse kan der være behov for oprettelse af en separat gruppe til varetagelse af kommunikation. I modsat fald vil opgaverne typisk ligge hos projektlederen. Opgaverne er:

• Udarbejde kommunikationsplan og sikre kommunikation til projektdeltagere samt den øvrige organisation

Arbejdsgruppe – Processer:

Arbejdsgrupperne består af medarbejdere fra organisationen med proceskompetencer svarende til arbejdsgruppens ansvarsområde. Procesejeren er ikke nødvendigvis involveret i detailaktiviteter, men er dog ansvarlig for at udstikke mål og retningslinjer for designet af nye processer samt godkendelse af løsningsforslag. Ved større projekter vil det være naturligt, at en person fra arbejdsgruppen udnævnes til ansvarlig. Ansvaret vil typisk omfatte rapportering til projektlederen, den daglige koordinering og styring i arbejdsgruppen. Herudover er vedkommende en projektressource tilsvarende de øvrige i gruppen og deltager i den operationelle implementering. Arbejdsgruppens opgaver er:

• Udarbejde anbefalinger for nye processer og optimeringsmuligheder
• Sikre implementering og nødvendige forandringer baseret på vedtagne anbefalinger
• Udarbejde testmateriale og gennemføre test
• Udarbejde uddannelsesmateriale og gennemføre uddannelse
• Sikre håndtering af praktiske udfordringer i projektet
• Eskalering af udfordringer eller områder der afviger fra projektets omfang eller mål

Arbejdsgruppe – Arkitektur, integrationer og data:

Denne gruppe består fortrinsvist af IT-specialister og formålet med arbejdsgruppen er at sikre, at der udarbejdes en fremtidig IT-arkitektur, interfaces til blivende systemer samt strategi og programmel til konvertering af data. Som nævnt i ovenstående udpeges en person til at lede teamet for sikring af koordinering og fremdrift i arbejdet. Arbejdsgruppens opgaver er:

• Udarbejde anbefalinger for arkitektur, interfaces og muligheder for konvertering af stamdata
• Sikre implementering og nødvendige forandringer baseret på vedtagne anbefalinger
• Sikre håndtering af praktiske udfordringer i projektet
• Eskalering af udfordringer eller områder der afviger fra projektets omfang eller mål