PMO – Hvad er et Project Management Office?

Skrevet af ADVANZ

Kontakt os

Implementering af Project Management Office (PMO)

Et Project Management Office (PMO) er en enhed, der giver mulighed for centraliseret overvågning, koordinering og support til projektledelse. Ofte er et PMO også involveret i eller ansvarlig for program- og porteføljestyring.

Project Management Institute definerer et PMO som “en organisationsstruktur, der kan bruges til at standardisere portefølje-, program- eller projektrelaterede styringsprocesser og lette deling af ressourcer, metoder, værktøjer og teknikker.”

Hvem bruger et PMO?

Vi gennemførte i 2021 en PMO analyse blandt små, mellemstore og store danske virksomheder. Ikke overraskende havde de store virksomheder mindst et PMO.

Hvem bruget et PMO?

Antallet af virksomheder med PMO er stigende.

Fra vores tidligere undersøgelse i 2014 til 2021 er der sket næsten en fordobling. 

Virksomheder med PMO

Hvor skal PMO’et placeres organisatorisk og 3 alternative roller

Det første grundlæggende spørgsmål er hvor PMO’et skal placeres. Skal det være et tværorganisatorisk PMO på tværs af funktionsområder eller skal det være et Funktionelt PMO?

Placeringen vil typisk afhænge af 2 forhold:

  1. I hvilken grad er projekterne der skal understøttes af PMO tværorganisatoriske?
  2. Hvor stor er virksomheden/organisationen. I meget store organisationer ses ofte funktionelle PMO’er og i de mindre har det en tendens til at være forankret tættere på den øverste ledelse.

Foruden den organisatoriske placering er der 3 roller som et PMO kan varetage.

Project Management Office PMO roller

Coach : PMO’et fungerer som konsulent eller rådgiver. Det er generelt et videncenter og en kilde til bedste praksis, træning og erfaringer. Projektledere refererer til en faglig funktion under en fagdirektør.

Eksempler på opgaver er:

  • Vedligeholder projektmetode, skabeloner m.m.
  • Træner projektledere

Revisor & Rådgiver : PMO’et fungerer som en revisor såvel som en rådgiver. PMO’et går et skridt videre for at sikre, at bedste praksis og standarder bliver fulgt. Det skaber ofte kontrol- og styringsstandarder. Projektledere refererer til en faglig funktion under en fagdirektør.

Eksempler på opgaver – foruden den foregående rolle som coach – er:

  • Identificerer risici
  • Opfølgning på issues, risici og økonomi
  • Evaluering af fremdrift
  • Hjælper til med koordinering af afhængigheder på tværs af flere proejkter.

Udførende : PMO’et er direkte ansvarlig for udførelsen af projekter. Projektledere rapporterer direkte til PMO i stedet for en separat funktion eller organisationsgruppe.

Eksempler på opgaver er:

  • Overvåger planer og koordinerer afhængigheder
  • Evaluering af fremdrift
  • Opfølgning på issues, risici og økonomi
  • Ansvarlig for fælles processer, værktøjer og skabeloner
  • Kommunikation
  • Støtter organisatoriske forandringer

Et PMO kan starte med rollen som Coach og over tid udvikle sig til at være et udførende PMO. Jo mere modenhed der opstår i organisationen og jo mere opbakning vil der være til at gøre rollen større og mere indflydelsesrig. 

 

Hvorfor implementere et PMO?

    Hvorfor et PMO?

    Der er flere fordele ved et Project Management Office.

    • Etablering af standardiseret processer for ledelse af projekter samt måden hvorpå projekter eksekveres.
    • En standardisering betyder at både ledelse og projektdeltagere kender til fremgangsmåden.
    • Etablering af at Center of Excellence hvis formål er, at indsamle og dele læring.
    • Forbedring af transparens, kommunikation og rapportering på tværs af alle igangværende projekter
    • Tilpasning af projektporteføljen og projekterne til de fastsatte strategiske prioriteringer og forventede effekter.
    • Effektiv udnyttelse af delte ressourcer – hvis der er projektledere allokeret til PMO

    Benefits ved et velfungerende PMO

    PMO’er er I nogle tilfælde anset som værende et ekstra administrations- og omkostningslag men de vil give værdi når de fungerer rigtigt.
    Afhængigt af rollen vil nogle synlige benefits være

    • Flere projekter leveres under budget
    • Øget kundetilfredshed – for kundevendte projekter
    • Flere projekter vil holde planen eller blive afsluttet hurtigere grundet øget produktivitet i projektarbejdet
    • Færre fejlede projekter
    • Bedre tilpasning af project-porteføljen med den overordnede strategi og prioriteringer
    PMO benefits og fordele

    Hvor er fokus i forhold til fremtidige forbedringer?

    Fra vores senest analyse i 2021 er der 2 hovedområder i fokus.

    1. Gennemførelse af forskellige typer af træning og opgradering af kompetencer i linjeorganisationen
    2. Overordnet styring og ledelse

     

    Hvordan startes et Project Management Office?

    Opstarten af et PMO kan tilgås som ethvert andet projekt.

    Trin 1: Lav en business case

    Vi anbefaler en business case som et faktabaseret grundlag for implementeringen af et Project Management Office. Som en del af processen skal der tilsikres organisatorisk opbakning til hvilken af de 3 foregående roller Jeres PMO skal udfylde.

    Business casen bør indeholde:

    1. Formål og mål med PMO.
    2. En gennemgang af de 3 mulige roller, med anbefalet rolle.
    3. Fordele og begrænsninger ved et PMO i Jeres organisation.
    4. Eventuelle risici ved etablering.
    5. Budget for implementering og “drift”.
    6. En overordnet plan og tidslinje.
    7. Påvirkning på resten af organisationen, herunder fordele og ulemper.

    Trin 2: Alloker en stærk ledelse til etablering.

    Et PMO vil – uanset den valgte rolle – skulle interagere med mange interessenter og etableringen vil kræve en synlig og stærk støtte fra ledelsen. Dette medfører at der som i andre større projekter skal være en Projekt-ejer/-sponsor, Projektleder og andre som er direkte involveret i grundlaget for etablering af PMO på en succesfuld måde.

    Trin 3: Lav en projektbeskrivelse

    Den allokerede projektleder – I de fleste tilfælde den fremtidige leder af selve PMO’et – bør lave en projektbeskrivelse indeholdende:

    • Scope for etablering.
    • Overordnede krav til PMO’et
    • Relevante forudsætninger
    • Begrænsninger
    • Tilgang til opbygning af PMO.
    • Milepælsplan

    Trin 4: Lav en trinvis implementering

    Grundlæggende har et PMO brug for en infrastruktur til understøttelse af egne processer. Det er f.eks. processer, til porteføljeprioritering, rapportering, økonomistyring m.m. Desuden vil der være behov for understøttelse af selve projektafviklingen med metodebeskrivelse, et sæt at skabeloner m.m.

    Et PMO må ikke begrave sig i metodebeskrivelser fra starten. Vælg en simpel projektmodel som der måske anvendes i dag. Start her og lad den udvikle sig over tid.

    Det første trin bør være en kombination af at etablere den understøttende infrastruktur til PMO’ets drift samt udvælgelse af 1-2 organisatoriske områder hvor der i starten fokuseres på understøttelse.

    Udfordringer for et Project Management Office

    Selvom fordelene ved et PMO er tydelige, ses PMO-processer ofte som overhead. Det kan være svært  at demonstrere merværdi, og de forandringsledelsesprocesser, de søger at implementere, bliver nogle gange mødt med modstand.

    For at overvinde disse forhindringer bør PMO’et fokusere på at måle og rapportere de største fordele beskrevet tidligere. At demonstrere kvantificerbar effekt på tværs af produktivitet, omkostningsbesparelser, kundetilfredshed og andre KPI’er beviser værdien af ​​et PMO samt øger tilliden på tværs af organisationen.

    Search & Rekruttering

    Rekruttering
    "Nye ledere eller medarbejdere er en mulighed for at udvikle organisationen. Vores udgangspunkt er Jeres forretning og ønsket om at styrke den."

    Services

    Mere om os

    Rådgivning & Udvikling

    Rekruttering

    "Vi tror på at organisationer, der fokuserer på at opbygge egne færdigheder inden gennemførelse af forandringer, har signifikant større sandsynlighed for at få succes."

    Blog

    Rekruttering

    Vi har udgivet en række artikler baseret på vores erfaringer og synspunkter.

    Tema

    Seneste indlæg

    6 dynamikker i højt præsterende lederteams

    6 dynamikker i højt præsterende lederteams

    Dynamikker og adfærd i ledergruppen   Organisatorisk succes kræver et sammenhængende ledelsesteam. Et sammenhængende ledelsesteam er den stærkeste faktor med indflydelse på adfærden i resten af organisationen. Det omfatter også den enkelte lederes udfyldelse af...

    Om os

    Om ADVANZ
    "Vores navn ADVANZ er afledt af det engelske udtryk advance [ad-vans] som på dansk kan oversættes til at avancere, accelerere eller forbedre yderligere."  

    Nysgerrig på mere?

    Vores mål

    Vi udvikler organisationer gennem rekruttering, rådgivning, træning og forandring.

    Vores ambition er at gøre virksomheder og organisationer parate og kompetente til løsning af de fremtidige udfordringer.

     

    Pin It on Pinterest