Hvad er en god rekrutteringsproces?

En Effektiv Rekrutteringsproces: Forberedelse og Evaluering af Kandidater

Rekruttering er en kritisk proces for enhver organisation, da det er første skridt i at opbygge et stærkt team. En velstruktureret rekrutteringsproces, der tager højde for både forberedelse og grundig evaluering af kandidater, sikrer, at virksomheden ikke blot finder de rigtige kompetencer, men også at kandidaten får en god oplevelse.

Hvorfor er en veldokumenteret rekrutteringsproces vigtig?

En veldokumenteret proces skaber et ensartet og transparent forløb for både rekrutteringsansvarlige og kandidater. Det giver en struktureret tilgang til evaluering af kandidater, hvilket betyder, at hver eneste ansættelse er baseret på klare kriterier og ikke tilfældigheder. Derudover bidrager det til, at organisationen kan skabe en positiv oplevelse for alle involverede, også dem, der ikke ender med et jobtilbud.

I takt med at flere virksomheder digitaliserer deres rekrutteringsprocesser, kan en IT-understøttet løsning hjælpe med at effektivisere arbejdet yderligere, især når det kommer til at analysere ansøgere, kommunikere med kandidater og styre hele processen fra annoncering til onboardingen.

Trin 1: Definér Behovet

Inden du starter en rekruttering, er det afgørende at forstå, hvorfor du skal ansætte. Er det en nyoprettet stilling, eller er det en genbesættelse? Her skal du vurdere, om der er behov for nye kompetencer på baggrund af strategiske mål eller ændringer i virksomhedens fokus.

Når du vurderer behovet, skal du analysere de nuværende kompetencer i afdelingen og sikre, at den nye stilling passer til de fremtidige opgaver. Hvis det er en genbesættelse, er det en god anledning til at overveje, om jobbeskrivelsen skal opdateres med nye ansvarsområder eller ændrede opgaver.

Ny position / nyoprettet stilling

Når det er fastlagt, at der er tale om behov for en nyoprettet stilling er det vigtigt at:

• Forstå og inkludere de strategiske mål for funktionen/afdelingen, herunder vurdere om der vil komme forandringer som vil påvirke stillingen/rollen
• Gennemføre en hurtig analyse af de kompetencer I besidder i dag og vurdere om, der er brug for nye kompetencer
• Gennemfør en opgave-analyse for de opgaver som funktionen/afdelingen har ansvaret for i dag og hvilke nye der eventuelt kommer til. Er der et gab? Hvis ja overvej hvordan de nye opgaver skal fordeles og hvordan den nye stilling skal varetage alle eller nogle af disse.

Genbesættelse

Når medarbejdere stopper er det for mange naturligt, at lave en umiddelbar genbesættelse. Vi anbefaler dog at følgende overvejes:

• Som ved den nye stilling er det måske en god hjælp at lave en opgaveanalyse således at der sikres overensstemmelse med nuværende og fremtidige opgaver.
• Gennemgå rollen og vurder om det er nødvendigt med forandringer I job beskrivelse, herunder arbejdsopgaver og ansvar.

Trin 2: Stillingsprofil

Stillingsprofilen (ikke at sammenligne med job annonce) er kernen i en succesfuld rekruttering. En stillingsprofil skal bruges til at udvikle spørgsmål i interviewet, evalueringer og spørgsmål til referencer. En god stillingsprofil indeholder:

• En kort beskrivelse af virksomheden og funktionen/afdelingen
• Overordnet beskrivelse af stillingen og hvordan den skal skabe værdi
• Opgaver, ansvar og kvalifikationer som jobbet indeholder
• Minimumskrav til kandidater der skal komme i betragtning til stillingen
• Stillingens organisatoriske placering og reference
• Nærmeste samarbejdspartnere (internt og eksternt)
• Hvordan stillingen indgår i virksomhedens karriereudvikling
• Hvad kandidaten tilbydes
• Lønramme
• Succeskriterier og mål

Overvej intern rekruttering som grundlag for synlig karriereudvikling.

Når stillingsprofilen er afklaret bør det overvejes om der skal ske en intern rekruttering

Trin 3: Rekrutteringsplan

Når stillingsprofilen er klar, skal der udarbejdes en rekrutteringsplan, der sikrer, at de bedst kvalificerede kandidater tiltrækkes. Planen bør inkludere, hvilke medier der skal bruges til annoncering, og overvejelser om sociale medier og eksterne rekrutteringspartnere. Desuden skal det overvejes, hvor længe stillingen skal annonceres, og hvilke krav der skal stilles til antallet af kvalificerede kandidater.

Elementerne i en rekrutteringsplan er:

1. Valgte medier, herunder overvejelser om anvendelse af sociale medier
2. Annonceringsperiode
3. Antal kvalificerede kandidater der som minimum skal kunne vælges imellem
4. Overvejelser om anvendelse af eksterne rekrutteringspartnere
5. Mulige CV databaser der kan anvendes
6. Skal kandidaterne testes? Og skal der være både personlighed og omtanke/logik?

Trin 4: Godkendelseskommité  / Udvælgelse af interne interessenter

Vi anbefaler altid at der er mindst 2 personer involveret I, at træffe en afgørelse. Den ene er naturligvis altid den ansættende leder og øvrige interne interessenter kan være HR, andre ledere, medarbejdere fra afdelingen.

Trin 5: Annoncering og gennemførelse af rekrutteringsplanen

Inden selve annonceringen starter laves en stillingsannonce med udvalgte oplysninger fra stillingsprofilen. En stillingsannonce bør som minimum indeholde:

1. Hvem er I og hvilken afdeling skal kandidaten arbejde i
2. Beskrivelse af krav og kvalifikationer (hårde og bløde)
3. Hvem der eventuelt kan rettes spørgsmål til
4. Ansøgningsfrist.

Annoncering gennemføres via de valgte medier og har I muligheden for det bør I overveje at registrere hvilke medier ansøgningerne kommer fra. Hvis I ønsker at modtage ansøgninger fra nuværende medarbejdere bør annoncen også annonceres på interne medier.

Løbende overvågning og justering af rekrutteringsplanen.

En kontinuerlig overvågning af rekrutteringsaktiviteterne og hvordan rekrutteringsplanen fungerer er kritisk for en succesfuld rekruttering.

Er der ikke nok kvalificerede kandidater i puljen bør det overvejes om alternative annonceringsmetoder som Search skal inkluderes.

Trin 6: Gennemgang af ansøgninger og udarbejdelse af “short list”

Alle ansøgninger gennemlæses og kan inddeles i 3 kategorier

1. De som opfylder minimumskrav
2. Måske egnede kandidater
3. Kandidater I ønsker at give afslag til

Kandidater I kategori 1 – evalueres og der laves en shortliste med 4- 6 kandidater, som indkaldes til interview.

I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at foretage en telefonscreening af kandidater, hvis der er elementer I deres ansøgning som I er usikre på.

Shortlisten bør drøftes med alle involverede interessenter i ansættelsen.

Trin 7: Gennemfør interviews

Interviewene er både Jeres og kandidatens mulighed for, at begge partner kan afdække om der er et match. Et interview skal derfor tillade plads of tid til begge formål.

Interview/samtale kalender.

Normalt afholdes minimum 2 samtaler med kandidater og afhængigt af stillingen kan der også være 3 samtaler.

Inden afholdelse af interviews bør I have afklaret antal samtaler I mener der er behov for pr, kandidat og have reserveret dette i alle involveredes kalendere.

Forberedelse til interviewet

Efter godkendelse af short-listen kan interviewene planlægges og gennemføres. Der bør laves en plan for gennemførelsen af interviewet og bør i overordnede træk indeholde:

1. Præsentation af virksomheden og jobbet
2. Kortlægning af kandidatens kompetencer i forhold til minimumskrav
3. Information om næste skridt i rekrutteringsforløb og hvornår kandidaten kan få at vide om de er gået videre

Med udgangspunkt I ovenstående laves individuelle forberedelser til de enkelte interview baseret på Jeres gennemlæsning af CV og ansøgning. Er I flere deltagere på et interview bør I have aftale hvem der stiller hvilke spørgsmål inden selve interviewet.

Som den sidste del af forberedelsen udarbejdes et evalueringsskema. Skemaet bør foruden evaluering af hårde kvalifikationer også indeholde evaluering af bløde kvalifikationer.

Gennemførelse af interviewet

Et interview kan gennemføres på flere måder. Dels er der et interview baseret på et fysisk møde men også virtuelle interview kan være at foretrække for at spare kandidaternes tid og dækning af rejseomkostninger.

Efter interviewet

Umiddelbart efter interviewet bør de involverede udfylde et evalueringsskema sammen med andre notater.

Tests

Anvendelse af test i forbindelse med rekruttering er ikke det søm bør vægtes højest. Test giver et grundlag for at identificere områder at spørge ind til men bør som sådan ikke være et konkluderende værktøj. Jeres indtryk og noter fra interviews og ikke mindst referencecheck bør have mindst lige så meget vægt.

Tests kan forekomme på 2 alternative tidspunkter I rekrutteringsprocessen. Dels kan tests forekomme efter den første samtale og i forbindelse med samtale nummer 2 gives feedback på testen inden samtale 2 gennemføres. Alternativt kan testen gennemføres når du har en eller to kandidater tilbage i feltet. Ved anvendelse af det sidste alternativ sparer virksomheden tid i rekrutteringsforløbet og anvender kun testen på de kandidater der menes kvalificeret til jobbet.

Trin 8: Valg af kandidat

Den bedste kandidat

Efter at alle interviews og reference checks er gennemført, skal den bedste kandidat vælges. Det er vigtigt at drøfte kandidaternes kvalifikationer og kulturelle match med de relevante interessenter. Ofte vil der være kandidater, der skiller sig ud på forskellige måder – nogle har et stærkt kulturelt match, mens andre har de helt rette kvalifikationer. I sådanne tilfælde kan det være en fordel at prioritere kulturel kompatibilitet, da samarbejde og trivsel i teamet er afgørende for succes på længere sigt.

Reference Check

Formålet med reference check er, at indsamle information omkring kandidatens adfærd, præstationer og resultater. Denne information kan være yderst kritisk i forhold til Jeres beslutning, uafhængigt af kandidatens kvalifikationer, viden og færdigheder. Fortidens præstationer og adfærd er den bedste indikator for fremtidens præstationer og adfærd. Det anbefales at der gennemføres samtaler med både tidligere ledere og nuværende ledere. For visse typer af lederstillinger kan det også anbefales at gennemføre samtaler med tidligere medarbejdere.

Reference checks bør gennemføres inden kandidaten har fået tilbudt jobbet. Hvis muligt bør der gennemføres mindst to reference checks. Det er her I skal være grundige – reference checks giver muligheder for at sammenholde dette med Jeres indtryk og kandidatens udtalelser.

Information indsamlet via reference checks bør anses som en del af det samlede beslutningsgrundlag og de involverede interessenter bør alle informeres og gives deres opbakning til at gå videre med kandidaten.

Trin 9: Forhandling og lukning af rekruttering

Efter reference checks og endelig godkendelse af kandidater skal kandidatens modtag et samlet tilbud fra Jeres side.

Hvis muligt anbefaler vi at Jeres første tilbud altid er det bedste tilbud som kandidaten modtager. Denne adfærd viser I tror på kandidaten og har de bedste intentioner. Et tilbud der efterfølgende reguleres kan medføre at kandidaten oplever I ikke har vist reelle hensigter men ”prøvet at købe kandidaten billigt”.

Forhandling

Under præsentationen af Jeres tilbud skal I sikre Jer at den samlede kompensationspakke præsenteres sammen med de udviklingsmuligheder I tilbyder.

Uanset Jeres bedste indsats og jobtilbud kan kandidater afvise Jeres tilbud. Prøv I disse tilfælde at gå under overfladen og identificer årsager som ikke nødvendigvis har noget at gøre med Jeres kompensation.

Hvis jobtilbuddet afvises på grund af løn kan I overveje at ændre den samle kompensationspakke uden dog at skabe for signifikante forskelle i forhold til eksisterende medarbejdere der allerede er hos Jer.

Lukning

Rekrutteringen er ikke lukket før der er modtaget en underskrevet kontrakt og I bør aftale et møde med kandidaten hvor kontrakten underskrives.

Efter modtagelsen af kontrakten bør relevante personer I HR informeres og onboarding forberedelser bør igangsættes.

Sammenfatning

En veltilrettelagt rekrutteringsproces, der er grundig i forberedelse og evaluering, sikrer ikke blot ansættelse af de rette talenter, men styrker også virksomhedens brand som en professionel og attraktiv arbejdsgiver. Det er vigtigt at tage sig tid til at dokumentere processen, inddrage de rette interessenter og bruge relevante værktøjer, så hver rekruttering bliver en succes.