Hvordan gennemføres et godt Exit Interview?

Skrevet af ADVANZ

Kontakt os

Hvad er et Exit Interview?

Et Exit interview er en af de sidste handlinger I Offboarding af en medarbejder som enten er blevet afskediget eller selv har sagt op. Dette kan gennemføres som et online, telefon eller personligt interview. Formålet er at indsamle ærlig feedback fra medarbejderen på oplevelsen af at være ansat, årsagen til fratrædelse, forbedringsforslag m.m.

Læs mere om Offboarding af medarbejdere

Hvorfor er Exit Interviews vigtige for HR?

Exit Interviews afdækker ofte problemstillinger som ikke nødvendigvis er kendte for HR og/eller den nærmeste linjeleder. Det kan være problemstillinger som nærmeste linjeleders ledelsesstil, medarbejderens syn på arbejdsopgaver i forhold til stillingen, medarbejderens syn på virksomhedens ageren inden for CSR, kulturen i afdelingen eller virksomheden, karrieremuligheder, løn og benefits mm.

I nedenstående har vi listet hvorledes Exit interviews kan hjælpe HR og nærmeste linjeleder.

  • Indsigt i medarbejderes oplevelser og opfattelser: Exit interviews giver input om hvordan medarbejdere oplever arbejdsmiljøet, kulturen, investering i kompetenceudvikling, strategier og mål m.v.
  • Forståelse for lønningsniveauer i industrien eller tilsvarende job andre steder: Hvis medarbejderen vil oplyse det, er det mulighed for at spørge ind til løn og benefits i det nye job.
  • Læring vedrørende nærmeste leders ledelsesstil: Virksomheder oplever ofte en udvandring af medarbejdere, når ledernes ledelsesstil ikke er acceptabel. Et Exit interview kan potentielt afsløre sådanne forhold. Dog bør det komme fra medarbejderen selv og der bør ikke spørges direkte ind til nærmeste leder.
  • Nye idéer til forbedring af arbejdspladsen: Medarbejdere kan tilbyde deres perspektiv til at gøre ting bedre, som hidtil ikke er varetaget af organisationen. Medarbejdere kan have arbejdet forskellige steder og har set forskellige måder at arbejde på, som kan implementeres i Jeres organisation.
  • Gør afgående medarbejdere til advokater for virksomheden: Hvis du behandler de forhenværende medarbejdere med respekt vil de være mere tilbøjelig til at omtale virksomheden positivt.
De mest almindelige årsager til dine medarbejdere forlader dig.

Fra en tidligere survey (2018) for ca 50 virksomheder i den private sektor fik vi nedenstående resultat

  • Begrænsede muligheder for karriere / forfremmelser 16% 16%
  • Manglende støtte og respekt fra nærmeste leder 13% 13%
  • Løn og benefits 12% 12%
  • Manglende udfordringer i jobbet/rollen 11% 11%
  • Arbejdstider 6% 6%
  • Dårlig relation til nærmeste leder 4% 4%
  • Nærmeste leder favoriserer bestemte medarbejdere 4% 4%
  • Manglende anerkendelse 4% 4%

Hvem gennemfører Exit Interviews?

Exit interviews gennemføres aldrig af nærmeste linjeleder – til trods for at de kan få gavn af medarbejderens feedback – men af personer som anses mere neutrale. Dette er for eksempel:

  • HR-medarbejdere
  • Nærmeste linjelederes egen leder eller måske endda et niveau højere i organisationen

Seks principper til effektiv gennemførelse af Exit Interview

Exit Interviews er vigtige for den fremtidige organisationsudvikling, bedre beslutninger og reduktion af medarbejderomsætningshastighed men stadig mange er usikre på hvorledes et Exit interview struktureres og gennemføres. I nedenstående har vi beskrevet nogle trin der kan følges:

  • Lav en liste med spørgsmål før interviewet og afsæt den nødvendige tid til at lytte. Fastlæg præcist hvad du ønsker at vide fra den medarbejder som forlader organisationen. Afsæt tid til at lytte for at kunne stille uddybende spørgsmål baseret på medarbejderens svar. Lyt til deres svar, forstå deres signaler og noter dine indtryk.
  • Skab et rum af intimitet og psykologisk tryghed. Giv medarbejderen friheden til at give udtryk for deres meninger, holdninger og følelser. Dette bør give et godt grundlag for at få en ærlig og transparent drøftelse. Lad eventuelt medarbejderen komme af med sine frustrationer – hvis nødvendigt – fordi alle vil gerne have følelsen af at være hørt.
  • Lad dem viden hvordan data fra Exit interviewet bruges. De fleste medarbejdere vil reagere proaktivt og konstruktivt, hvis de ved hvordan data fra Exit Interviewet anvendes efterfølgende. Lad dem vide hvordan du planlægger at handle på baggrund af deres bekymringer, kritikpunkter og eventuelle løsningsforslag.
  • Forstå hvad der motiverede medarbejderen til et nyt job. Hvilke årsager og begivenheder motiverede dem til at tage beslutningen om et nyt job? Dette er det primære mål med Exit interviewet.
  • Identificer årsager til hvorfor medarbejderen bør overveje at blive i virksomheden. For medarbejdere som selv siger op bør der drøftes muligheder for at fastholde medarbejderen. Forklar dem de positive aspekter ved at arbejde I Jeres organisation og uddyb hvordan du eventuelt kan afhjælpe på situationen og spørg ind til medarbejderens positive feedback på ansættelsen og virksomheden
  • De sidste pligter i forbindelse med fratrædelse. Hvis det ikke allerede er kommunikeret, bør de sidste pligter som f.eks. aflevering af udstyr, bil, firmakort nøglekort m.m. kommunikeres.

Forskellige formater til gennemførelse af Exit interviews

Der er flere muligheder for gennemførelse af Exit Interviews, hvor det kan være en kombination eller kun et enkelt format.

  • Fysiske 1:1 møder
  • Spørgeskema som udfyldes online
  • Telefonisk interview
  • Online video interview

Mange organisationer foretrækker et online spørgeskema med et efterfølgende personligt møde (fysisk eller online). På det efterfølgende møde vil der typisk være en HR-medarbejder og nærmeste leders egen leder. Personlige møder giver en mulighed for at give interviewet et personligt præg og styrke den psykologiske tryghed i forhold til den afgående medarbejder. Dette sagt, så kan sådanne møder være ressourcekrævende i større organisationer hvor med både afskedigelser og opsigelser sker regelmæssigt. Derfor anbefaler vi at der gennemføres en online survey før selve det personlige møde.

Hvornår gennemføres et Exit interview?

Typisk gennemføres et Exit Interview i den sidste uge af ansættelsen. I de tilfælde hvor en opsigelse er sket på baggrund af en uheldig hændelse bør der som minimum være en uge mellem opsigelsen og Exit interviewet. Underforstået er her at nogle medarbejdere evt. bruger ferie eller afspadsering i opsigelsesperioden, hvorfor sidste arbejdsuge kan være tæt på selve tidspunktet for opsigelse.

Værd at overveje når der gennemføres Exit interviews

Positivt

  • Respekter medarbejderens tid
  • Få dem til at opleve og føle sig hørt og lad dem vide hvordan du/I vil handle på baggrund af deres bekymringer.
  • Spørg dem hvad de ville ønske at have vidst omkring virksomhedens kultur, planer m.m. I forbindelse med deres opstart på jobbet de forlader.
  • Brug evt. et simpelt online survey værktøj til at facilitere et smidigt og mindre ressourcekrævende forløb omkring Exit interviewet.

Negativt

  • Giv ikke medarbejderen et sidste øjebliks tilbud for at få dem til at blive.
  • Spørg ikke ind til specifikke kollegaer eller en gruppe af kollegaer
  • Stil ikke personlige spørgsmål. Hold dig til professionelle spørgsmål.
  • Stil ikke spørgsmål baseret på “rygter” eller lignende. Hold fast i fakta.

Eksempler på spørgsmål til et Exit interview

Rolle feedback

  • Hvorfor accepterede du dit nuværende job?
  • Hvordan vil du evaluere kompetenceudvikling (undervisning og on-the-job)?
  • Blev dine forventninger til rollen opfyldt?
  • Følte du dig tilstrækkeligt belønnet/anerkendt for din indsats og resultater?
  • Har det været nogle aspekter eller opgaver i rollen som har giver udfordringer?
  • Oplever du at jobbet og opgaverne har ændret sig siden start?
  • Hvad er de bedste resultater du har opnået i rollen?

Årsager til fratrædelse

  • Hvorfor besluttede du dig for at forlade virksomheden?
  • Hvordan har følt dig behandlet af dine kollegaer?
  • Kunne du overveje at vende tilbage til virksomheden i fremtiden?
  • Oplevede du muligheder for personlig og professionel udvikling eller forfremmelse?
  • Hvad kunne være gjort for at forhindre dig i, at forlade virksomheden?

Generel feedback

  • Hvad kan du bedst lide ved at arbejde her?
  • Hvad kan du mindst lide ved at arbejde her?
  • Hvad tænker du om ledelsen i virksomheden?
  • Hvad kan vi gøre bedre i fremtiden?
  • Er der ellers nogle emner du vil tilføje?

Fremtidige planer

  • Hvad er dine fremtidige planer?
  • Hvad gør det nye job mere attraktivt end dit nuværende job?
  • Vil du overveje at arbejde hos os igen i fremtiden?

Indled en dialog

Få mere information om hvordan vi kan udvikle dig, dit team eller din organisation.

Nysgerrig på mere?

Læs mere om HR | Rekruttering eller andre emner

Search & Rekruttering

Rekruttering
"Nye ledere eller medarbejdere er en mulighed for at udvikle organisationen. Vores udgangspunkt er Jeres forretning og ønsket om at styrke den."

Services

Mere om os

Rådgivning & Udvikling

Rekruttering

"Vi tror på at organisationer, der fokuserer på at opbygge egne færdigheder inden gennemførelse af forandringer, har signifikant større sandsynlighed for at få succes."

Blog

Rekruttering

Vi har udgivet en række artikler baseret på vores erfaringer og synspunkter.

Tema

Seneste indlæg

Tight , Loose, Tight : 3 små ord der kan ændre dit syn på ledelse

Tight , Loose, Tight : 3 små ord der kan ændre dit syn på ledelse

Hvad er Tight Loose Tight ledelse?Liz Guthridge skrev (2018) først om Tight Loose Tight i en artikel på Forbes.com How to drive success with three little words. Her introducerede hun til Tight Loose Tight som ledelsesform. Formen kan kort opsummeres i nedenstående...

Om os

Om ADVANZ
"Vores navn ADVANZ er afledt af det engelske udtryk advance [ad-vans] som på dansk kan oversættes til at avancere, accelerere eller forbedre yderligere."  

Nysgerrig på mere?

Vores mål

Vi udvikler organisationer gennem rekruttering, rådgivning, træning og forandring.

Vores ambition er at gøre virksomheder og organisationer parate og kompetente til løsning af de fremtidige udfordringer.

 

Pin It on Pinterest