Et Exit interview er en af de sidste handlinger I Offboarding af en medarbejder som enten er blevet afskediget eller selv har sagt op. Dette kan gennemføres som et online, telefon eller personligt interview. Formålet er at indsamle ærlig feedback fra medarbejderen på oplevelsen af at være ansat, årsagen til fratrædelse, forbedringsforslag m.m.
Exit Interviews afdækker ofte problemstillinger som ikke nødvendigvis er kendte for HR og/eller den nærmeste linjeleder. Det kan være problemstillinger som nærmeste linjeleders ledelsesstil, medarbejderens syn på arbejdsopgaver i forhold til stillingen, medarbejderens syn på virksomhedens ageren inden for CSR, kulturen i afdelingen eller virksomheden, karrieremuligheder, løn og benefits mm.
I nedenstående har vi listet hvorledes Exit interviews kan hjælpe HR og nærmeste linjeleder.
Fra en tidligere survey (2018) for ca 50 virksomheder i den private sektor fik vi nedenstående resultat
Exit interviews gennemføres aldrig af nærmeste linjeleder – til trods for at de kan få gavn af medarbejderens feedback – men af personer som anses mere neutrale. Dette er for eksempel:
Exit Interviews er vigtige for den fremtidige organisationsudvikling, bedre beslutninger og reduktion af medarbejderomsætningshastighed men stadig mange er usikre på hvorledes et Exit interview struktureres og gennemføres. I nedenstående har vi beskrevet nogle trin der kan følges:
1. Lav en liste med spørgsmål før interviewet og afsæt den nødvendige tid til at lytte. Fastlæg præcist hvad du ønsker at vide fra den medarbejder som forlader organisationen. Afsæt tid til at lytte for at kunne stille uddybende spørgsmål baseret på medarbejderens svar. Lyt til deres svar, forstå deres signaler og noter dine indtryk.
2. Skab et rum af intimitet og psykologisk tryghed. Giv medarbejderen friheden til at give udtryk for deres meninger, holdninger og følelser. Dette bør give et godt grundlag for at få en ærlig og transparent drøftelse. Lad eventuelt medarbejderen komme af med sine frustrationer – hvis nødvendigt – fordi alle vil gerne have følelsen af at være hørt.
3. Lad dem viden hvordan data fra Exit interviewet bruges. De fleste medarbejdere vil reagere proaktivt og konstruktivt, hvis de ved hvordan data fra Exit Interviewet anvendes efterfølgende. Lad dem vide hvordan du planlægger at handle på baggrund af deres bekymringer, kritikpunkter og eventuelle løsningsforslag.
4. Forstå hvad der motiverede medarbejderen til et nyt job. Hvilke årsager og begivenheder motiverede dem til at tage beslutningen om et nyt job? Dette er det primære mål med Exit interviewet.
5. Identificer årsager til hvorfor medarbejderen bør overveje at blive i virksomheden. For medarbejdere som selv siger op bør der drøftes muligheder for at fastholde medarbejderen. Forklar dem de positive aspekter ved at arbejde I Jeres organisation og uddyb hvordan du eventuelt kan afhjælpe på situationen og spørg ind til medarbejderens positive feedback på ansættelsen og virksomheden,
6. De sidste pligter i forbindelse med fratrædelse. Hvis det ikke allerede er kommunikeret, bør de sidste pligter som f.eks. aflevering af udstyr, bil, firmakort nøglekort m.m. kommunikeres.
Der er flere muligheder for gennemførelse af Exit Interviews, hvor det kan være en kombination eller kun et enkelt format.
Mange organisationer foretrækker et online spørgeskema med et efterfølgende personligt møde (fysisk eller online). På det efterfølgende møde vil der typisk være en HR-medarbejder og nærmeste leders egen leder. Personlige møder giver en mulighed for at give interviewet et personligt præg og styrke den psykologiske tryghed i forhold til den afgående medarbejder. Dette sagt, så kan sådanne møder være ressourcekrævende i større organisationer hvor med både afskedigelser og opsigelser sker regelmæssigt. Derfor anbefaler vi at der gennemføres en online survey før selve det personlige møde.
Typisk gennemføres et Exit Interview i den sidste uge af ansættelsen. I de tilfælde hvor en opsigelse er sket på baggrund af en uheldig hændelse bør der som minimum være en uge mellem opsigelsen og Exit interviewet. Underforstået er her at nogle medarbejdere evt. bruger ferie eller afspadsering i opsigelsesperioden, hvorfor sidste arbejdsuge kan være tæt på selve tidspunktet for opsigelse.
Positivt
Negativt
Rolle feedback
Årsager til fratrædelse
Generel feedback
Fremtidige planer
