Forandringskommunikation – en struktureret tilgang

Forandringskommunikation  kan inddeles i : Mening – Løsning – Gennemførelse – Anvendelse

Forandringskommunikation er det vigtigste redskab i forandringsledelse. Uden en god kommunikation skabes der ikke mening og dermed motivation hos medarbejderne. Forandringskommunikation er en løbende aktivitet men budskabet kan variere i forhold til, hvor i forandringsprocessen virksomheden er. Nedenstående model repræsenterer en værktøjskasse, der tager hensyn til det individuelle menneske – at vi oplever, lærer og integrerer forskelligt. Modellen sikrer størst mulig forståelsesgrad og aktivering hos modtagergrupperne

Forandringskommunikation skal give gennembearbejdede svar på:

Hvorfor henvender vi os?

Formålet med denne del af kommunikationen er, at skabe mening og dermed også mobilisere de implicerede til forandringen. Der skal skabes kendskab til og forståelse for nødvendigheden af forandringen. Det er derfor nødvendigt at der skabes opmærksomhed om de problem der søges løst samt hvilke konsekvenser problemerne har .

Hvad henvender vi os om?

I nogle typer af forandringsprojekter kendes løsningen ikke nødvendigvis på forhånd hvorfor der efter den indledende kommunikation nedsættes en eller flere arbejdsgrupper til at designes et eller flere løsningsalternativer. Når løsningen er kendt bør den analyseres i forhold til omfang og påvirkning. Alle påvirkede bør have kendskab til omfanget og påvirkningen af forandringen.

Hvordan skal modtagerne forholde sig til implementeringen af løsningen?

Når løsning og konskvenser er kendte kan der som udgangspunkt laves en plan for hvordan løsningen og konsekvenser realiseres. Forandringskommunikationen bør tilrettelægges med fokus på hvordan vil forandringen forløbe og hvilken form for involvering ønskes fra medarbejderne

Hvilke resultater har vi opnået?

Ingen løsninger er perfekte første gang og det bør forventes at løsningen skal revideres og forbedres for at realisere de ønskede effekter. Derfor bør der der løbende kommunikeres om effekten samt hvordan den implementerede løsning fortsat skal fintunes og forbedres.

Sæt medarbejderen i centrum i dine fortællinger

Forandringskommunikation kan inddeles i et sæt at historier/fortælleringer, som skal give mening i forhold til det enkelte individ. Hver fortælling har et formål og skal tilskynde både vilje/motivation samt det at kunne gennemføre en forandring.

De fire overordnede fortællinger vedrører:

1. Hvorfor, herunder kendskab til og forståelse for forandringen
2. Hvad forandringen har af omfang og hvad/hvordan/hvem der påvirkes
3. Hvordan forandringen skal forløbe samt overvejelser om involvering
4. Hvordan skaber forandringen resultater, hvilken effekt er realiseret og hvilke planer er der om fortsat udvikling

Skab mening med “Hvorfor kommunikation”

Som medarbejder ønsker jeg at opnå forståelse for forandringens nødvendighed

• Drivkræfter/årsag
• Formål og mål
• Betydning for organisatioen/afdelingen
• ….

Skab gennemskuelighed med “Hvad kommunikation”

Som medarbejder ønsker jeg at forstå hvordan forandringen vil påvirke mig

• Organisatorisk reference
• Opgaver og nye færdigheder
• Rolle(r)
• Ansvar
• ….

Skab grundlag for efterfølgende produktivitet med “Hvordan kommunikation”

Som medarbejder ønsker jeg at vide

• Hvad min rolle er undervejs
• Hvordan jeg bliver involveret
• Hvornår jeg bliver involveret
• ….

Skab forståelse for forankring med “Resultat kommunikation”

Som medarbejder ønsker jeg kendskab til

• Hvordan vi fortsat skal arbejde med forankring og forbedring af den gennemførte forandring
• ….