Hvordan gennemføres et godt Exit Interview?

Hvad er et Exit Interview?

Hvorfor er Exit Interviews vigtige for HR?

Exit Interviews afdækker ofte problemstillinger som ikke nødvendigvis er kendte for HR og/eller den nærmeste linjeleder. Det kan være problemstillinger som nærmeste linjeleders ledelsesstil, medarbejderens syn på arbejdsopgaver i forhold til stillingen, medarbejderens syn på virksomhedens ageren inden for CSR, kulturen i afdelingen eller virksomheden, karrieremuligheder, løn og benefits mm.

I nedenstående har vi listet hvorledes Exit interviews kan hjælpe HR og nærmeste linjeleder.

• Indsigt i medarbejderes oplevelser og opfattelser: Exit interviews giver input om hvordan medarbejdere oplever arbejdsmiljøet, kulturen, investering i kompetenceudvikling, strategier og mål m.v.
• Forståelse for lønningsniveauer i industrien eller tilsvarende job andre steder: Hvis medarbejderen vil oplyse det, er det mulighed for at spørge ind til løn og benefits i det nye job.
• Læring vedrørende nærmeste leders ledelsesstil: Virksomheder oplever ofte en udvandring af medarbejdere, når ledernes ledelsesstil ikke er acceptabel. Et Exit interview kan potentielt afsløre sådanne forhold. Dog bør det komme fra medarbejderen selv og der bør ikke spørges direkte ind til nærmeste leder.
• Nye idéer til forbedring af arbejdspladsen: Medarbejdere kan tilbyde deres perspektiv til at gøre ting bedre, som hidtil ikke er varetaget af organisationen. Medarbejdere kan have arbejdet forskellige steder og har set forskellige måder at arbejde på, som kan implementeres i Jeres organisation.
• Gør afgående medarbejdere til advokater for virksomheden: Hvis du behandler de forhenværende medarbejdere med respekt vil de være mere tilbøjelig til at omtale virksomheden positivt.

De mest almindelige årsager til dine medarbejdere forlader dig.

Fra en tidligere survey (2018) for ca 50 virksomheder i den private sektor fik vi nedenstående resultat

Hvem gennemfører Exit Interviews?

Exit interviews gennemføres aldrig af nærmeste linjeleder – til trods for at de kan få gavn af medarbejderens feedback – men af personer som anses mere neutrale. Dette er for eksempel:

• HR-medarbejdere
• Nærmeste linjelederes egen leder eller måske endda et niveau højere i organisationen

Seks principper til effektiv gennemførelse af Exit Interview

Exit Interviews er vigtige for den fremtidige organisationsudvikling, bedre beslutninger og reduktion af medarbejderomsætningshastighed men stadig mange er usikre på hvorledes et Exit interview struktureres og gennemføres. I nedenstående har vi beskrevet nogle trin der kan følges:

• Lav en liste med spørgsmål før interviewet og afsæt den nødvendige tid til at lytte. Fastlæg præcist hvad du ønsker at vide fra den medarbejder som forlader organisationen. Afsæt tid til at lytte for at kunne stille uddybende spørgsmål baseret på medarbejderens svar. Lyt til deres svar, forstå deres signaler og noter dine indtryk.
• Skab et rum af intimitet og psykologisk tryghed. Giv medarbejderen friheden til at give udtryk for deres meninger, holdninger og følelser. Dette bør give et godt grundlag for at få en ærlig og transparent drøftelse. Lad eventuelt medarbejderen komme af med sine frustrationer – hvis nødvendigt – fordi alle vil gerne have følelsen af at være hørt.
• Lad dem viden hvordan data fra Exit interviewet bruges. De fleste medarbejdere vil reagere proaktivt og konstruktivt, hvis de ved hvordan data fra Exit Interviewet anvendes efterfølgende. Lad dem vide hvordan du planlægger at handle på baggrund af deres bekymringer, kritikpunkter og eventuelle løsningsforslag.
• Forstå hvad der motiverede medarbejderen til et nyt job. Hvilke årsager og begivenheder motiverede dem til at tage beslutningen om et nyt job? Dette er det primære mål med Exit interviewet.
• Identificer årsager til hvorfor medarbejderen bør overveje at blive i virksomheden. For medarbejdere som selv siger op bør der drøftes muligheder for at fastholde medarbejderen. Forklar dem de positive aspekter ved at arbejde I Jeres organisation og uddyb hvordan du eventuelt kan afhjælpe på situationen og spørg ind til medarbejderens positive feedback på ansættelsen og virksomheden
• De sidste pligter i forbindelse med fratrædelse. Hvis det ikke allerede er kommunikeret, bør de sidste pligter som f.eks. aflevering af udstyr, bil, firmakort nøglekort m.m. kommunikeres.

Forskellige formater til gennemførelse af Exit interviews

Der er flere muligheder for gennemførelse af Exit Interviews, hvor det kan være en kombination eller kun et enkelt format.

• Fysiske 1:1 møder
• Spørgeskema som udfyldes online
• Telefonisk interview
• Online video interview

Mange organisationer foretrækker et online spørgeskema med et efterfølgende personligt møde (fysisk eller online). På det efterfølgende møde vil der typisk være en HR-medarbejder og nærmeste leders egen leder. Personlige møder giver en mulighed for at give interviewet et personligt præg og styrke den psykologiske tryghed i forhold til den afgående medarbejder. Dette sagt, så kan sådanne møder være ressourcekrævende i større organisationer hvor med både afskedigelser og opsigelser sker regelmæssigt. Derfor anbefaler vi at der gennemføres en online survey før selve det personlige møde.

Hvornår gennemføres et Exit interview?

Typisk gennemføres et Exit Interview i den sidste uge af ansættelsen. I de tilfælde hvor en opsigelse er sket på baggrund af en uheldig hændelse bør der som minimum være en uge mellem opsigelsen og Exit interviewet. Underforstået er her at nogle medarbejdere evt. bruger ferie eller afspadsering i opsigelsesperioden, hvorfor sidste arbejdsuge kan være tæt på selve tidspunktet for opsigelse.

Værd at overveje når der gennemføres Exit interviews

Positivt

• Respekter medarbejderens tid
• Få dem til at opleve og føle sig hørt og lad dem vide hvordan du/I vil handle på baggrund af deres bekymringer.
• Spørg dem hvad de ville ønske at have vidst omkring virksomhedens kultur, planer m.m. I forbindelse med deres opstart på jobbet de forlader.
• Brug evt. et simpelt online survey værktøj til at facilitere et smidigt og mindre ressourcekrævende forløb omkring Exit interviewet.

Negativt

• Giv ikke medarbejderen et sidste øjebliks tilbud for at få dem til at blive.
• Spørg ikke ind til specifikke kollegaer eller en gruppe af kollegaer
• Stil ikke personlige spørgsmål. Hold dig til professionelle spørgsmål.
• Stil ikke spørgsmål baseret på “rygter” eller lignende. Hold fast i fakta.

Eksempler på spørgsmål til et Exit interview

Rolle feedback

• Hvorfor accepterede du dit nuværende job?
• Hvordan vil du evaluere kompetenceudvikling (undervisning og on-the-job)?
• Blev dine forventninger til rollen opfyldt?
• Følte du dig tilstrækkeligt belønnet/anerkendt for din indsats og resultater?
• Har det været nogle aspekter eller opgaver i rollen som har giver udfordringer?
• Oplever du at jobbet og opgaverne har ændret sig siden start?
• Hvad er de bedste resultater du har opnået i rollen?

Årsager til fratrædelse

• Hvorfor besluttede du dig for at forlade virksomheden?
• Hvordan har følt dig behandlet af dine kollegaer?
• Kunne du overveje at vende tilbage til virksomheden i fremtiden?
• Oplevede du muligheder for personlig og professionel udvikling eller forfremmelse?
• Hvad kunne være gjort for at forhindre dig i, at forlade virksomheden?