Hos Aalborg Universitet blev behovet for en mere effektiv og struktureret tilgang til projektmodning tydeligt i kølvandet på en større reorganisering. Et nyt IT Governance Team bestående af PMO (Project Management Office) og Business Relationship Managers var på plads, men teamet stod overfor en udfordring: Hvordan kunne de hurtigt og effektivt modne projekter til gennemførelse i en organisation med et stigende antal projektbehov?
Baggrund og behov
AAU havde et ønske om at skabe en projektmodningsproces, der kunne balancere det bedste fra to verdener – principperne fra agil projektledelse og den strukturerede tilgang fra PRINCE2. Målet var at sikre en smidig og effektiv modning af projekter, hvor både forretningsmæssige og tekniske behov blev adresseret tidligt i processen.
Udviklingen af en agil modningsproces
I tæt samarbejde med IT Governance Team udviklede vi en ny modningsproces, der byggede på følgende nøgleprincipper:
- Integrering af agil tankegang: Processen blev designet til at arbejde parallelt på flere områder, så der løbende kunne foretages vurderinger af omfang, gevinster og indsats.
- Struktureret analyse: En analytisk værktøjskasse blev udviklet til at understøtte arbejdet, herunder behovsanalyser, udvikling af overordnede løsninger og identifikation af strategiske og operationelle gevinster.
- Implementeringsindsats: Modellen inkluderede konkrete planer for implementeringen af de løsninger, der blev modnet i processen.
Den agile tilgang betød, at projekterne blev vurderet og modnet dynamisk. Dette gjorde det muligt at tilpasse og justere løbende baseret på indsigter og behov, samtidig med at man holdt fokus på de overordnede strategiske mål.
Resultater
Den nye modningsproces gav IT Governance Team hos AAU en klar og effektiv ramme til at håndtere projekter i en kompleks og hurtigt foranderlig organisation. Med kombinationen af agil fleksibilitet og PRINCE2’s struktur kunne teamet sikre, at projekter blev modnet hurtigt og præcist, samtidig med at kvalitet og værdiskabelse blev fastholdt.
Den analytiske værktøjskasse blev en central del af processen og sikrede, at projekter kunne vurderes ud fra både tekniske og forretningsmæssige perspektiver. Det gav en solid basis for at træffe velinformerede beslutninger og sikre maksimal værdi fra projekterne.
En model for fremtiden
Denne case illustrerer, hvordan en agil tilgang kan tilpasses og integreres i en PRINCE2-ramme for at skabe en moderne og effektiv projektmodningsproces. Hos ADVANZ er vi stolte af at have bidraget til at styrke AAU’s evne til at håndtere og modne projekter i en hastigt udviklende virkelighed.