En god rekrutteringsproces er grundig i forberedelse og evaluering af kandidater.

16. apr 2017 | Artikler, Rekruttering

For at sikre effektivitet og konsistent kvalitet i rekrutteringsprocessen bør enhver rekrutteringsproces være dokumenteret fra start til slut.

 

Rekrutteringsproces / Rekrutteringsprocessen

 

 

Trin 1: Behov

En hver rekruttering giver mulighed for at en funktion/afdeling kan tilpasse sammensætningen af kompetencer i forhold til de forandringsprojekter og mål der skal realiseres. En grundig planlægning og vurdering af behov er grundlaget for en succesfuld start med rekrutteringsprocessen.

Ny position / nyoprettet stilling

 Når det er fastlagt, at der er tale om behov for en nyoprettet stilling er det vigtigt at:

  • Forstå og inkludere de strategiske mål for funktionen/afdelingen, herunder vurderdere om der vil komme forandringer som vil påvirke stillingen/rollen
  • Gennemføre en hurtig analyse af de kompetencer I besidder i dag og vurdere om, der er brug for nye kompetencer
  • Gennemfør en opgave-analyse for de opgaver som funktionen/afdelingen har ansvaret for i dag og hvilke nye der eventuelt kommer til. Er der et gab? Hvis ja overvej hvordan de nye opgaver skal fordeles og hvordan den nye stilling skal varetage alle eller nogle af disse.

Genbesættelse

Når medarbejdere stopper er det for mange naturligt, at lave en umiddelbar genbesættelse. Vi anbefaler dog at følgende overvejes:

  • Som ved den nye stilling er det måske en god hjælp at lave en opgaveanalyse således at der sikres overensstemmelse med nuværende og fremtidige opgaver.
  • Gennemgå rollen og vurder om det er nødvendigt med forandringer I job beskrivelse, herunder arbejdsopgaver og ansvar.

 

Trin 2: Stillingsprofil

Stillingsprofilen er kernen i en succesfuld rekruttering. En stillingsprofil skal bruges til at udvikle sprøgsmål I interviewet, evalueringer og spørgsmål til referencer. En god stillingsprofil indeholder: 

  • En kort beskrivelse af virksomheden og funktionen/afdelingen
  • Overordnet beskrivelse af stillingen og hvordan den skal skabe værdi
  • Opgaver, ansvar og kvalifikationer som jobbet indeholder
  • Minimumskrav til kandidater der skal komme i betragtning til stillingen
  • Stillingens organisatoriske placering og reference
  • Nærmeste samarbejdspartnere (internt og eksternt)
  • Hvordan stillingen indgår i virksomhedens karriereudvikling
  • Hvad kandidaten tilbydes
  • Lønramme
  • Succeskriterier og mål

Overvej intern rekruttering som grundlag for synlig karriereudvikling.

Når stillingsprofilen er afklaret bør det overvejes om der skal ske en intern rekruttering

 

Trin 3: Rekrutteringsplan

Rekrutteringsplanen indeholder overvejelser om tiltrækning af de bedst kvalificerede kandidater og skal bidrage til at sikre der opbygges en god pulje med kvalificerede kandidater.

Desuden indeholde rekrutteringsplanen en beskrivelse af de medier der bedst vil ramme målgruppen af kandidater.

Elementerne i en rekrutteringsplan er:

  1. Valgte medier, herunder overvejelser om anvendelse af sociale medier
  2. Annonceringsperiode
  3. Antal kvalificerede kandidater der som minimum skal kunne vælges imellem
  4. Overvejelser om anvendelse af eksterne rekrutteringspartnere
  5. Mulige CV databaser der kan anvendes
  6. Skal kandidaterne testes? Og skal der være både personlighed og omtanke/logik?

 

Trin 4: Godkendelseskommité : Udvælgelse af interne interessenter

Vi anbefaler altid at der er mindst 2 personer involveret I, at træffe en afgørelse. Den ene er naturligvis altid den ansættende leder og øvrige interne interessenter kan være HR, andre ledere, medarbejdere fra afdelingen.

 

Trin 5: Annoncering og gennemførelse af rekrutteringsplanen

Inden selve annonceringen starter laves en stillingsannonce med udvalgte oplysninger fra stillingsprofilen. En stillingsannonce bør som minimum indeholde:

  1. Hvem er I og hvilken afdeling skal kandidaten arbejde i
  2. Beskrivelse af krav og kvalififkationer (hårde og bløde)
  3. Hvem der eventuelt kan rettes spørgsmål til
  4. Ansøgningsfrist.

Annoncering gennemføres via de valgte medier og har I muligheden for det bør I overveje at registrere hvilke medier ansøgningerne kommer fra. Hvis I ønsker at modtage ansøgninger fra nuværende medarbejdere bør annoncen også annonceres på interne medier.

Løbende overvågning og justering af rekrutteringsplanen.

En kontinuerlig overvågning af rekrutteringsaktiviteterne og hvordan rekrutteringsplanen fungerer er kritisk for en succesfuld rekruttering.

Er der ikke nok kvalificerede kandidater i puljen bør det overvejes om alternative annonceringsmetoder som Search skal inkluderes.

 

Trin 6: Gennemgang af ansøgninger og udarbejdelse af “short list” 

Alle ansøgninger gennemlæses og kan inddeles i 3 kategorier

  1. De som opfylder minimumskrav
  2. Måske egnede kandidater
  3. Kandidater I ønsker at give afslag til

Kandidater I kategori 1 – evalueres og der laves en shortliste med 4- 6 kandidater, som indkaldes til interview.

I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at foretage en telefonscreening af kandidater, hvis der er elementer I deres ansøgning som I er usikre på.

Shortlisten bør drøftes med alle involvere interessenter i ansættelsen.

 

Trin 7: Gennemfør interviews

Interviewene er både Jeres og kandidatens mulighed for, at begge partner kan afdække om der er et match. Et interview skal derfor tillade plads of tid til begge formål.

Interview/samtale kalender.

Normalt afholdes minimum 2 samtaler med kandidater og afhængigt af stillingen kan der også være 3 samtaler.

Inden afholdelse af interviews bør I have afklaret antal samtaler I mener der er behov for pr, kandidat og have reserveret dette i alle involveredes kalendere.

Forberedelse til interviewet

Efter godkendelse af short-listen kan interviewene planlægges og gennemføres. Der bør laves en plan for gennemførelsen af interviewet og bør i overordnede træk indeholde:

  1. Præsentation af virksomheden og jobbet
  2. Kortlægning af kandidatens kompetencer i forhold til minimumskrav
  3. Information om næste skridt i rekrutteringsforløb og hvornår kandidaten kan få at vide om de er gået videre

Med udgangspunkt I ovenstående laves individuelle forberedelser til de enkelte interview baseret på Jeres gennemlæsning af CV og ansøgning. Er I flere deltagere på et interview bør I have aftale hvem der stiller hvilke spørgsmål inden selve interviewet.

Som den sidste del af forberedelsen udarbejdes et evalueringsskema. Skemaet bør foruden evaluering af hårde kvalifikationer også indeholde evaluering af bløde kvalifikationer.

Gennemførelse af interviewet

Et interview kan gennemføres på flere måder. Dels er der et interview baseret på et fysisk møde men også virtuelle interview kan være at foretrække for at spare kandidaternes tid og dækning af rejseomkostninger.

Efter interviewet

Umiddelbart efter interviewet bør de involverede udfylde et evalueringsskema sammen med andre notater.

Tests

Anvendelse af test I forbindelse med rekruttering er ikke det søm bør vægtes højest. Test giver et grundlag for at identificere områder at spørge ind til men bør som sådan ikke være et konkluderende værktøj. Jeres indtryk og noter fra interviews og ikke mindst referencecheck bør have mindst lige så meget vægt. 

Tests kan forekomme på 2 alternative tidspunkter I rekrutteringsprocessen. Dels kan tests forekomme efter den første samtale og i forbindelse med samtale nummer 2 gives feedback på testen inden samtale 2 gennemføres. Alternativt kan testen gennemføres når du har en eller to kandidater tilbage i feltet. Ved anvendelse af det sidste alternativ sparer virksomheden tid i rekrutteringsforløbet og anvender kun testen på de kandidater der menes kvalificeret til jobbet. 

 

Trin 8: Valg af kandidat

Den bedste kandidat

Efter andet eller tredje interview vælges den endelige kandidat. DE involverede interessenter bør mødes og drøfte deres evalueringer og noter.

Ofte vil der være kandidater i to grupperinger

  1. De som har et godt match med kulturen og hvor der mere er usikkerhed på kvalifikationer
  2. De som har de helt rette kvalifikationer men hvor der er usikkerhed omkring match med kulturen.

Vores anbefaling i sådanne tilfælde er at vægte de kandidaterne der har det bedste match med kulturen. Det vil altid være kandidaternes personlighed som er afgørende i forhold til samarbejde med kollegaer i samme afdeling eller på tværs af organisationen.

Reference Check

Formålet med reference check er, at indsamle information omkring kandidatens adfærd, præstationer og resultater. Denne information kan være yderst kritisk i forhold til Jeres beslutning, uafhængigt af kandidatens kvalifikationer, viden og færdigheder. Fortidens præstationer og adfærd er den bedste indikator for fremtidens præstationer og adfærd. Det anbefales at der gennemføres samtaler med både tidligere ledere og nuværende ledere. For visse typer af lederstillinger kan det også anbefales at gennemføre samtaler med tidligere medarbejdere.

Reference checks bør gennemføres inden kandidaten har fået tilbudt jobbet. Hvis muligt bør der gennemføres mindst to reference checks og helst 4 !. Det er her I skal være grundige – reference checks giver muligheder for at sammenholde dette med Jeres indtryk og kandidatens udtalelser.

Information indsamlet via reference checks bør anses som en del af det samlede beslutningsgrundlag og de involverede interessenter bør alle informeres og gives deres opbakning til at gå videre med kandidaten. 

 

Trin 9: Forhandling og lukning af rekruttering

 Efter reference checks og endelig godkendelse af kandidater skal kandidatens modtag et samlet tilbud fra Jeres side.

Hvis muligt anbefaler vi at Jeres første tilbud altid er det bedste tilbud som kandidaten modtager. Denne adfærd viser I tror på kandidaten og har de bedste intentioner. Et tilbud der efterfølgende reguleres kan medføre at kandidaten oplever I ikke har vist reelle hensigter men ”prøvet at købe kandidaten billigt”.

Forhandling

Under præsentationen af Jeres tilbud skal I sikre Jer at den samlede kompensationspakke præsenteres sammen med de udviklingsmuligheder I tilbyder.

Uanset Jeres bedste indsats og jobtilbud kan kandidater afvise Jeres tilbud. Prøv I disse tilfælde at gå under overfladen og identificer årsager som ikke nødvendigvis har noget at gøre med Jeres kompensation.

Hvis jobtilbuddet afvises på grund af løn kan I overveje at ændre den samle kompensationspakke uden dog at skabe for signifikante forskelle i forhold til eksisterende medarbejdere der allerede er hos Jer.

Lukning       

Rekrutteringen er ikke lukket før der er modtaget en underskrevet kontrakt og I bør aftale et møde med kandidaten hvor kontrakten underskrives.

Efter modtagelsen af kontrakten bør relevante personer I HR informeres og onboarding forberedelser bør igangsættes.

 

Ovenstående rekrutteringsproces er et mere generelt bud på kritiske aktiviteter og den skal naturlgivis justeres i forhold til HR’s guidelines og JEres rekrutteringspolitikker.

Rekrutteringsproces / Rekrutteringsprocessen er god forrenting. Rekrutteringsproces / Rekrutteringsprocessen kan koste millioner. Rekrutteringsproces / Rekrutteringsprocessen har betydning for rekruttering af nye medarbejdere. Rekrutteringsproces / Rekrutteringsprocessen er til for medarbejderen. Rekrutteringsproces / Rekrutteringsprocessen. Rekrutteringsproces / Rekrutteringsprocessen skla styrke mod sårbarheder. Rekrutteringsproces / Rekrutteringsprocessen kræver efterfølger planlægning. Rekrutteringsproces / Rekrutteringsprocessen skal drives af HR. Rekrutteringsproces / Rekrutteringsprocessen er græn. Rekrutteringsproces / Rekrutteringsprocessen er omvendt onboarding.Rekrutteringsproces / Rekrutteringsprocessen alumni. Rekrutteringsproces / Rekrutteringsprocessen eksempel. En god afsked er en god Rekrutteringsproces / Rekrutteringsprocessen

Relaterede indlæg


Hvad vi gør

Vi gennemfører rekruttering af ledere og specialister. Vi har forskellige former for rekruttering som forretningsdrevet rekruttering, Team baseret rekruttering og case baseret rekruttering.

Læs mere om vores services

Kontakt Rikke Pihl

Rekruttering, Onboarding & Offboarding

  +45 40 25 68 86  
  Send mail

 

Pin It on Pinterest

Share This