Offboarding af medarbejdere

16. maj 2016 | Artikler, Rekruttering

Offboarding af medarbejdere er – hvis det gøres rigtigt – en god forretning.

Når en medarbejder forlader en virksomhed forsvinder vigtig viden og kompetencer ofte sammen med dem. Det er dyrt for virksomheden og frustrerende for de medarbejdere som skal overtage opgaverne. Den situation kan afhjælpes med en god offboarding proces.

Offboarding

Uanset om medarbejderen stopper (frivilligt eller ufrivilligt) har I forhåbningsvist allerede en efterfølger i tankerne. Alt I behøver at gøre er, at sikre at medarbejderens afsked er håndteret juridisk og etisk korrekt. I nedenstående er der 8 punkter til en succesfuld offboarding, som skal sikre et gnidningsfrit forløb.  

1. Kommuniker at medarbejderen stopper

Undgå unødvendig forsinkelse i at lade de nærmeste interessenter (kollager, kunder, samarbejdspartnere m.m.) vide at medarbejderen forlader virksomheden. Dette for at undgå rygter og lignende til skade for arbejdspladsen.

Lad alle vide at medarbejderen stopper, tak medarbejderen for dennes tid og hvis det er passende lad alle vide hvorfor medarbejderen forlader virksomheden og hvem der skal overtage arbejdsopgaverne.

For senior ledere kan det være nødvendigt med offentlig kommunikation. 

2. Overdragelse af viden og arbejdsopgaver til efterfølgeren.

Såfremt der er identificeret en efterfølger er dette et relativt enkelt trin og hvis ikke håber vi at en god relation er bevaret.

Bed medarbejderen om, at overføre viden om kunder, samarbejdspartnere m.m samt viden om arbejdsopgaver til efterfølgeren. Hvis der ikke er en efterfølger bør der udarbejdes dokumenter, arbejdsbeskrivelser, kontaktlister m.m. som en senere efterfølger kan anvende.

Præcist hvordan viden overføres vil afhænge af medarbejdernes rolle og ansvar. Tekniske og proces-orienterede kan nemt dokumenteres hvorimod ledelsesprocesser er en smule vanskeligere.

3. Organiser overdragelse af virksomhedens effekter udleveret til medarbejderen.

For mange virksomheder fejler i, at sikre overdragelse af virksomhedens effekter som nøgler, adgangskort, børbare, pc’ere, m.m. For at sikre dette sker bør der udpeges en ansvarlig – og ikke nærmeste leder – som følger op og holder styr på indleverede effekter. 

4. Opdater organisationsdiagram og andet hvor medarbejderen fremgår.

Interne sider, lister som referer til tidligere medarbejdere forsinker det interne arbejde Vær sikker på at organisationsdiagrammer, intranet, brochure materiale m.m. er opdateret og gerne med en efterfølgers navn. 

5. Stop eller begræns adgang til IT-systemer.

Huller i IT sikkerhed koster hvert år danske virksomheder store summer og en væsentlig andel menes at skyldes tidligere medarbejdere, som ikke får lukket deres brugerkonti.

Husk at alle delte postkasser, brugerkonti mm. også skal have deres password ændret. 

6. Gennemfør et exit interview

Der sættes ofte spørgsmålstegn ved værdien af exit interviews. Vi mener det er en fantastisk kilde til hvad der fungerer og ikke fungerer i virksomheden og/eller afdelingen. Vi anbefaler at en neutral person fra HR eller anden afdeling – end der hvor medarbejderen kommer fra – gennemfører exit interviewet. 

7. Tak medarbejderen

Når medarbejdere forlader en organisation – og i særdeleshed de som forlader med et positivt indtryk – bør de anerkendes for deres indsats og resultater. Det vil naturligvis medføre en øget sandsynlighed for et positivt indtryk af virksomheden (måske som en fremtidig kunde, samarbejdspartner eller leverandør) men det vil også påvirke moralen hos de tilbageblivende medarbejdere som måske er påvirkede af afskeden. 

8. Engager den forhenværende medarbejder I en alumni gruppe.

Der er en stigende tendens til at tidligere medarbejdere vil komme tilbage i virksomheden og tilfører yderligere erfaring, viden og relationer. De er også ambassadører for virksomheden og kan tilskynde potentiale kandidater at søge jobs.

For at dette skal kunne ske er det naturligvis vigtigt med en god offboarding oplevelse.

Det er essentielt at virksomheden sikrer en form for kontakt med medarbejderen i deres karriere og Alumni programmer er særdeles gode til, at holde kontakten samt annoncering af ledige stillinger.

 

offboarding er god forrenting. Offboarding kan koste millioner. Offboarding har betydning for rekruttering af nye medarbejdere. Offboarding er til for medarbejderen. Offboarding. Offboarding skla styrke mod sårbarheder. Offboarding kræver efterfølger planlægning. Offboarding skal drives af HR. Offbording er græn. Offboarding er omvendt onboarding.Offboarding alumni. Offboarding eksempel. En god afsked er en god forretning

Relaterede indlæg


Indled en dialog

Få mere information om hvordan vi kan hjælpe dig, dit team og din organisation.

Kontakt Rikke Pihl

Rekruttering, Onboarding & Offboarding

  +45 40 25 68 86  
  Send mail

 

Pin It on Pinterest

Share This