Hvad er Benefits Dependency Network?
Benefits Dependency Network er en metode til, at kortlægge de aktiviteter der er nødvendige for at kunne realisere en synlig og målbar værdi. Værdi er her subjektivt da dette kan være både økonomiske forhold som ikke-økonomiske forhold.
”Benefits Dependency Mapping” –
Kortlægning af gevinst sammenhænge og afhængigheder
Det er essentielt at forholde sig til at realisering af gevinster kun kan lade sig gøre som følge af, at der sket nogle organisatoriske forandringer. Grundlaget for disse forandringer sker gennem implementering af en ny IT-løsning, træning af brugere m.m.
Nedenstående figur er en metode / koncept til at arbejde med formuleringen af de sammenhænge, der er nødvendige for at kunne levere realiserede gevinster.
Elementerne i Benefits Dependency Network
Investeringsmål: Et konkret mål (målbart), som afstedkommer behovet for at gennemføre en forandring af et givet omfang.
Slut gevinster / Gevinst forvaltning: De handlinger, som organisationen kan vælge at gennemføre for at de mellemliggende gevinster omsættes til reel værdiskabelse i henhold til investeringsmålet.
Mellemliggende gevinster: Er de gevinster den ændrede adfærd / organisatoriske forandringer vil medføre.
Organisatoriske forandringer: De ændringer der skal ske i ændret adfærd eller af mare strukturel karakter for at kunne se effekten af forandringen.
IT forandringer: De nye funktioner eller ændringer af data i systemer, der vil muliggøre en organisatorisk forandring / ændret adfærd.
IT-System: Er den løsning organisationen ønsker at anskaffe og implementere.
Arbejdet med definition af Benefits Dependency Network
Investeringsmål: I den angivne målsætning er der aktivt taget stilling til hvorledes gevinsten skal måles.
Slut gevinster / Gevinst forvaltning: Slut gevinsten bliver gjort værdiskabende gennem afskedigelse af medarbejdere.
Mellemliggende gevinster: Frigivelse af arbejdstid er at betragte som en mellemliggende gevinst – men nødvendig – for senere at kunne skabe en reel værdiskabelse. Hvis tiden var alene frigjort uden at der var gennemført en aktiv stillingtagen til hvorledes de skal skabe værdi er gevinsten reelt set tabt.
Organisatoriske forandringer: Der er identificeret 3 kausale organisatoriske forandringer, hvor der er en indbydes sammenhæng.
IT-forandringer: 3 områder med både nye funktioner og data, som løsningen skal indeholde for at muliggøre de organisatoriske forandringer.
IT-System: Anskaffelse og implementering af et nyt indkøbssystem.
Samme eksempel med et andet investeringsformål
I nedenstående figur er investeringsformålet ændret, hvilket også giver en anden hensigt med forvaltningen af slutgevinsten.
Gevinst realiseringsplanen og afledte omkostninger
Gevinst realiseringsplanen indeholder de aktiviteter, der er nødvendige for at indfri investeringsformålet.
I nedenstående eksempel vil gevinst realiseringsplanen indeholde følgende aktiviteter
1. Opfølgning på adfærdsændring
a. Opfølgning på antal fakturaer modtaget elektronisk set i forhold til leverandører
b. Opfølgning på antal indkøbsordre/fakturaer uden forhåndsoprettet rekvisition
c. Opfølgning på anvendelse af automatisk match på modtagene fakturaer i kreditorbogholderiet.
De 3 ovenstående aktiviteter er alle opfølgning på om adfærden har ændret sig – kan også kaldes adfærds kpi’er. De afledte effekter af adfærdsændringen måles i benefit KPI’er og vil i eksemplet omfatte:
2. Opfølgning på om arbejdstiden reelt er blevet frigivet kan debatteres –
men en form for subjektiv vurdering bør ske fra den nærmeste leder. I dette tilfælde kan det være nødvendigt, at den nærmeste leder re-fordeler arbejdsopgaverne i kreditorbogholderiet således at de planlagte tilbageblevne medarbejdere får opgaver fra de medarbejder der er planlagt til afskedigelse.
3. Afskedigelse af medarbejdere
Dette vil medføre at afskedigelsen skal håndteres som en aktivitet og i nogle tilfælde skal de forventede omkostninger til afskedigelsen også inkluderes i projektbudgettet.
I ovenstående figur er aktiviteterne ”træning af brugere” og ”kommunikation til leverandører” begge inkluderet i projektet, da disse er forudsætningen en efterfølgende adfærdsændring. Ved planlægning af projekter og definition af aktiviteter der skal inkluderes i projektet inden Go-Live anbefales det at se på, hvilke forudsætninger der skal være tilstede for at kunne lave adfærdsændringer.
Opsummering
Benefits Dependency Network er ikke lig med en opgørelse af hvor stort det økonomiske potentiale er. Det økonomiske potentiale skal ses i forhold til ”as-is”-situationen og det vil derfor være nødvendigt at foretage en analyse her.
Benefits Dependency Network.
Benefits Dependency Network er lig med Gevinst realisering. Benefits Dependency Network er lig med Benefits Dependency Map. Benefits Dependency Network er lig med Benefits Realisation. Benefits Dependency Network handler om forståelse af kausale sammenhænge.
